Ministerios aprovechan portillo legal para alquilar edificios sin que medie un concurso público

89% de los 303 contratos vigentes se formalizaron mediante contratación directa

La clasificación de un edificio como único, es decir, que en el mercado no hay otro que tenga exactamente las mismas características, ha permitido contratar de manera directa el 89 por ciento de los 303 inmuebles que alquila el Poder Ejecutivo, evitando así un concurso público, en el que competirían al menos dos oferentes.

El procedimiento, que es legal, posibilita que, antes de iniciar el proceso de arrendamiento, la entidad pública describa con detalle el edificio que necesita alquilar para luego salir a buscarlo al mercado. De esta manera establece la cantidad de metros cuadrados que requiere, la distancia que deben existir entre los inmuebles y las paradas de buses y la ubicación deseada, por citar algunos requisitos.

En diciembre de 2012, por ejemplo, el departamento de Arquitectura del Ministerio de Hacienda redactó el documento titulado “Requerimientos básicos para el alquiler de un edificio para ubicar oficinas del Ministerio de Hacienda”. En éste se señalaba que la entidad requería arrendar un inmueble con un área total de 3.991,13 metros cuadrados, situado a no más de 2 kilómetros a la redonda de las oficinas centrales de esta cartera en San José, para ser ocupado por 269 funcionarios.

Sumado a este documento, ese mismo mes funcionarios de ese ministerio elaboraron un estudio de mercado, en el que se evaluaron tres propiedades: el Edificio Mira, en Zapote, el Edificio Centro Empresarial Calle Moreno, en Sabana Sur y el Edificio Condal, en San Pedro.

Dos meses después, el 19 de febrero de 2013, el Área de Valoraciones Administrativas de Hacienda realizó un avalúo del Edificio Mira S.A, cuyas proporciones coincidían exactamente con las necesidades del ministerio: 3.991,13 metros cuadrados.

Con la venia de ese avalúo, cinco días más tarde la solicitud de arrendamiento del Edificio Mira estaba en proceso, alegando que dicho inmueble era el único que se ajustaba a los requerimientos de arrendamiento de Hacienda.

Las firmas del entonces ministro de Hacienda, Edgar Ayales (2012-2014), y de la apoderada general de Inmobiliaria Mira S.A., Elena Terán Ferrer, cerraron el trato el 4 de junio de 2013, seis meses después del inicio formal del procedimiento, al firmar un contrato de alquiler por cinco años, prorrogables, a un precio mensual de ¢79 millones.

Los pasos seguidos para alquilar el Edificio Mira no son aislados. Un ejemplo similar es el trámite de arrendamiento del Edificio Fischel, donde Hacienda ubicó las oficinas del Tribunal Administrativo y Contabilidad Nacional.

Para el alquiler de este inmueble, los requerimientos de arrendamiento especificaban la necesidad del Ministerio de Hacienda de un edificio para 181 funcionarios con un área total de 4.010 m2.

El avalúo al Edificio Fischel se realizó el 10 de junio de 2013 e indicaba que el área era de 4.010 m2, pero con poco o ningún mantenimiento: pintura y pisos en mal estado, servicios sanitarios deficientes, carencia de ventilación e incumplimiento de la ley 7600.

A pesar de ello se firmó un contrato por ¢53 millones mensuales por un plazo prorrogable de cinco años que empezó a regir el 02 de enero de 2014.

Portillo legal.

Este tipo de procedimiento para arrendar inmuebles a la medida se ampara en la Ley General de Contratación Administrativa No. 7494 de 1995.

Se trata de una figura denominada “Arrendamiento o compra de bienes únicos” en el artículo 131 inciso j) del reglamento a la ley No. 7494. Este artículo faculta la contratación directa de un inmueble con fondos públicos, argumentando que, “por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso” y que “en razón de su ubicación, naturaleza, condiciones y situación” son los más aptos para el alquiler o compra.

De los 303 edificios que alquila el Poder Ejecutivo, 269 (89 por ciento) han sido arrendados bajo la modalidad de contratación directa y solo 14 (5 por ciento) de los contratos se formalizaron mediante una licitación pública o abreviada. Así lo comprobó AmeliaRueda.com luego de analizar los contratos vigentes entre el Gobierno y 291 propietarios físicos y jurídicos. En 20 casos no fue posible obtener el tipo de procedimiento de contratación utilizado.

Si bien los artículos 27 y 76 de la Ley de Contratación Administrativa, establecen tres posibles tipos de procedimientos de contratación para arrendar bienes inmuebles –licitación pública, licitación abreviada y contratación directa-, según el monto del contrato de arrendamiento y el presupuesto de la institución que pretende alquilar el edificio, la utilización de la cláusula del bien único, permite a la entidad pública contratar directamente y librarse de una licitación, en la que se abre un cartel público y los oferentes compiten.

Al utilizar esta cláusula, el requisito prioritario deja de ser el costo del alquiler y en su lugar toma preponderancia la singularidad del inmueble, explicó el Gerente de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la República, Allan Ugalde . De esta manera, se excluyen de concurso los alquileres y es la administración de cada ministerio la que busca el edificio que se acople mejor a sus necesidades.

Esto explica que en el contrato de alquiler más caro vigente entre el Poder Ejecutivo y un arrendatario privado, utilizando la excepción del bien único, el gobierno se comprometió a pagar ¢5.834 millones (al tipo de cambio de ¢545) por un total de cinco años de arrendamiento. Este monto supera en 206 veces el monto máximo establecido en la Ley General de Contratación Administrativa para realizar una contratación directa cuando se recurre a la prerrogativa del bien único.

“Yo puedo ubicar cualquier inmueble en este supuesto, puedo decir que efectivamente un edificio en Guachipelín es inteligente, tiene todas las adecuaciones que la institución necesita, etcétera. Ésto hace que prácticamente cada edificio sea único, lo cual nos va a permitir excluir de concurso los arrendamientos”, explicó la abogada Carolina Argüello, especialista en contratación administrativa.

“La ley lo permite pero es aquí donde precisamente se puede presentar el abuso”, agregó la abogada.

Al respecto, el director de administración de bienes y contratación administrativa del Ministerio de Hacienda, Fabián Quirós, admitió que aunque se parte de que los funcionarios actuarán apegados a la ética, podrían presentarse abusos. “Son casos que podrían darse, pero no puedo hablarle de alguno en particular”, aseguró.

“Hay una gran responsabilidad en los jefes de programa para que los alquileres se aprueben luego de un filtro”, agregó.

Por su parte, el viceministro de egresos, José Francisco Pacheco, consideró que la contratación directa es un buen mecanismo para alquilar edificios, además de que la ley lo permite. “Creo que como instrumento legal y para agilizar las decisiones al respecto es adecuado”.

El paso a paso.

Según explicó Quirós, hay tres fases que deben seguirse para alquilar un edificio: planificación, procedimiento y ejecución.

En la fase de planificación, el jefe de programa de ese departamento de la institución identifica las necesidades de su unidad y se define el objeto contractual, que en este caso sería el alquiler de un edificio. A su vez se establece la disponibilidad presupuestaria para cumplir con dicha obligación. Posteriormente, se realiza un estudio de mercado, para saber bajo qué condiciones se va a operar y cuáles son las soluciones de inmuebles que previamente se pueden encontrar en la zona.

En estos procesos participa también la Proveeduría Institucional de cada ministerio, que es la unidad administrativa a la que le corresponde la ejecución de todas las etapas del proceso de contratación.

A partir de los requerimientos y el estudio de mercado se define el tipo de procedimiento a utilizar para contratar, que, como se mencionó, en el caso de arrendamiento de inmuebles mayoritariamente es la contratación directa, utilizando la cláusula del bien único. Esta elección no requiere de autorización previa de la Contraloría, tal como lo confirmó el Gerente de Contratación Administrativa de dicha entidad, Allan Ugalde.

Una vez cumplidos estos requisitos, se cursa una solicitud de alquiler a la Proveeduría de la Institución para iniciar formalmente el procedimiento de contratación.

En el caso del edificio Mira, una vez que finalizó la fase de planificación se inició, el 25 de febrero de 2013, el procedimiento de contratación en el que se solicitaba a la Proveeduría Institucional el alquiler de dicho inmueble por ser el único que se ajustaba a los requerimientos de arrendamiento, dada su ubicación y precio.

Finalmente como parte de la fase de ejecución, la Dirección General de Tributación debe realizar un avalúo del edificio que se quiere arrendar (para cualquier ministerio que necesite alquilar bienes inmuebles) con el objetivo de adquirir información sobre el precio de mercado de bienes u objetos contractuales, de acuerdo con Quirós. .

Así, la institución no puede pagar un precio mayor al establecido en el avalúo.

De hecho el artículo 131 del reglamento a la ley No. 7494 que habla sobre los bienes únicos, menciona que “el precio máximo será el que fije el personal especializado de la Institución o en su defecto, de la Dirección General de Tributación”.

A criterio del presidente de las sociedades anónimas Hogares de Costa Rica y CCI Torre C, Juan Francisco Escobar, que alquila dos inmuebles al Ejecutivo, el proceso de contratación con el Estado es engorroso y lento."Es un sistema desafortunadamente muy lento, podría ser mucho más fácil, pero es muy lento, todo el mundo opina, pero por suerte hay muchas instancias de supervisión", aseguró.

Supervisión interna.

La supervisión del procedimiento de contratación de un inmueble y la posterior ejecución del contrato queda a cargo del personal de la misma institución que lo firma. De acuerdo con el director de Administración de Bienes y Contratación Administrativa de Hacienda, Fabián Quirós, dada la complejidad de estos procedimientos la entidad nombra a un administrador del contrato, encargado de llevar a cabo esta labor.

“Éste se encarga de ser el enlace con el proveedor para hacer toda la mediación y garantizar que la prestación del servicio de alquiler se dé bajo los mejores estándares”, aseguró.

Sin embargo, durante todo el proceso de contratación no existe un control externo de parte de la Contraloría General de la República o alguna otra institución del Gobierno, según confirmó el Gerente de Contratación Administrativa de dicha entidad, Allan Ugalde.

Por ejemplo, cuando se hace uso de la cláusula de bienes únicos, una vez que se firma el contrato de alquiler, no es necesario un refrendo de la Contraloría General de la República, que tiene como objetivo examinar y verificar que el mismo se ajuste al ordenamiento jurídico, tal como lo confirmó Ugalde.

La única excepción surge cuando se hace uso de la licitación, ya que en este caso se necesitaría refrendo dependiendo de los montos de contratación, según lo establece el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones del Sector Público.

A esto se suma que el ente contralor tampoco tiene la obligación de supervisar la ejecución del contrato. De acuerdo con Ugalde, la Contraloría no interviene de oficio, solamente lo hace si se presenta alguna denuncia o si alguna de las contrataciones cabe en el ámbito de una de las auditorías que realiza la entidad.

A criterio de la abogada Carolina Argüello, esto refuerza el tema de que se trata de un control a posteriori. “Lamentablemente el control es tardío”, aseguró.

Sin embargo, el arrendante Juan Francisco Escobar, consideró que hay una supervisión muy estricta, en la que siempre hay coordinación directa con funcionarios del ministerio. "Hay una supervisión muy estricta de calidad y de que el producto se termine adecuadamente, que funcione, y que se pueda mantener bien”, aseguró.